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推廣教育中心-工作夥伴工作須知

📋 國立成功大學推廣教育中心 兼任人員/工讀生工作須知

👋 歡迎您加入本中心!請務必詳細閱讀以下工作注意事項:
🔒 一、資訊安全與公務保密注意事項
  1. 請嚴格遵循《國立成功大學聘僱人員保密承諾書》之相關規定。
  2. 中心所承辦之所有相關資料,未經許可授權,切勿私自外流。
  3. 使用公用筆電或隨身碟處理公務資料時,需妥善保管,資料請勿隨意複製外流。
  4. 請勿於公務設備(包含公用筆電、工作桌機、USB隨身碟等)下載或安裝非公務用之軟體與檔案。
  5. 於公用設備或會議場地登入系統/帳號,使用完畢後應立即登出並中斷連線,避免個人資安風險暴露。
  6. 下班離座前,請將桌面整理乾淨或淨空,將電腦安全關機並關閉螢幕電源;公務文件嚴禁散落在桌面或可直接翻閱之明顯處。
📅 二、聘用期程說明

聘用起訖日將配合中心計畫案或經費執行狀況進行彈性調整。

  1. 請自行留意並確認個人的聘案起訖日期,並請於聘案結束前一個月,主動知會工作指導員詢問未來聘案續聘資訊。
⏰ 三、工作時間與排班規定
  1. 每學期前或寒暑假前,將會另行通知排班,請於指定期限內完成排班預排作業。
  2. 待工作指導員完成人力分配後,將另行公告正式班表;請務必同步至 Google 行事曆 登打個人排班資訊。
  3. 請依每月排班時數準時上下班,午休時間12-13時為 1 小時(如遇會議、活動或特殊情形,得進行彈性調整)。
  4. 上下班務必使用打卡機進行打卡,並於申請每月薪資時自行核算總工作時數。
  5. 若有晚到情形請適時調整下班時間,或主動與工作指導員討論補班事宜。
💰 四、工作酬勞與薪資申請

時薪標準依勞動部最新公告之基本工資時薪規定辦理(參閱:勞動部基本工資說明網頁)。

  1. 當月最後一日值班日,請自行填寫登打工作紀錄表以利薪資核銷申請。
  2. 列印前,請再次確認工作日期、時數及工作內容是否均正確無誤。
  3. 列印出紙本申請表並親自簽署後,請繳交至工作指導員進行後續薪資請款程序。
🛠️ 五、主要工作內容
工作類別 詳細項目與注意事項
行政庶務
  • 工作指導員指派之事務處理
  • 協助辦公室電話代接聽(請詳閱電話禮貌須知)
  • 影印機紙夾紙張定期補充
  • 其他臨時交辦事項
收送公文、信件與包裹
  • 公文優先處理:每日上班後 15~30 分鐘內,請先至公文區確認是否有待分送公文並儘速送出;下班前 15~30 分鐘,請再次確認公文區,如有公文請優先完成分送後再下班,避免公文積壓至隔日。
  • 例行公文收送:每日上午 10:00 及下午 15:00 進行例行公文收送(雲平大樓6樓-秘書室公文交換中心及雲平大樓2樓-教務處玻璃門旁的公文格)。
  • 急件處理:急件公文請親送,務必與承辦人員確認會辦流程並回報最終公文流程。
  • 信件與包裹:至收發室收取信件;包裹代收與領取僅限雲平大樓區域。
環境清潔
  • 辦公室區域打掃、拖地、桌椅及玻璃窗擦拭等
  • 辦公室陽台綠色植物修剪與整理
  • 事務設備清理(碎紙機清理、回收紙整理)
  • 公文區域卷宗夾整理、公共空間耗材品補充
活動協助
  • 視中心活動需求,協助相關現場或前置事務處理
📝 六、請假與調整工作時間
  1. 除突發緊急事件(如突然生病或重大緊急事故)外,若需請假或調整工作時間,務必提前 2 日通知。
  2. 請假請儘量當面向工作指導員口頭報備;特殊狀況可以 Line 訊息私訊告知。
  3. 經准假後,務必自行至 Google 行事曆 修改當日值班狀態。
📞 七、電話注意事項及應對禮貌
⚠️ 學校抽查提醒:校方會不定時進行電話禮貌抽查,請大家務必保持有禮貌的接聽與掛斷應對!
  1. 代接規定:辦公室所有電話響鈴達三聲,一律協助代接(拿起話筒後按 13)。
  2. 接聽時請先報出單位名稱:「推廣教育中心,您好~」並耐心了解來電者需求。
  3. 若承辦同仁暫時不在座位,請告知來電者:「承辦同仁暫時離開座位(或開會中)」,並協助記錄來電者單位、姓名、聯絡分機、致電時間與簡述事項。
  4. 若承辦同仁已返回座位,請告知:「承辦同仁已回座位,協助您進行轉接喔~」(轉接請按話機轉接鈕並輸入承辦分機)。
  5. 通話結束後,請將記錄紙條放在承辦同仁桌上,或傳送 Line 訊息私訊通知。
  6. 若承辦當日請假或出差,請留下訊息並詢問對方是否改以 Email 聯繫,同時告知您也會同步通知承辦同仁。
  7. 電話結束掛斷前,請務必禮貌地跟對方說聲:「謝謝,再見!」
💡 八、其他注意事項
  1. 工作執行上如遇到任何疑問,請隨時洽工作指導員詢問。
  2. 公文遞送如有不確定之處,請務必先詢問承辦同仁,切勿自行隨意遞送,以免造成公文流程延遲或遺失。
  3. 若非工作所需,使用辦公室公用設備(影印機、電腦等),請先徵得工作指導員或辦公室同仁同意後方可使用。
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